Pierwszy wniosek w Małych Grantach? Zobacz, co musisz wiedzieć

Zapoznaj się z dokumentacją konkursową

Zanim zaczniemy omawiać praktyczne wskazówki, zatrzymaj się na chwilę. Na stronie www.malegranty.org znajdziesz komplet dokumentów konkursowych — zasady konkursu, kryteria oceny formalnej i merytorycznej oraz wskazówki dotyczące realizacji projektów. 

To podstawa! Nawet najlepszy pomysł przepadnie, jeśli nie będzie spełniał wszystkich wymagań formalnych.

Warunki formalne — sprawdź je na początku!

Zanim zaczniesz planować projekt, upewnij się, że spełniasz podstawowe wymogi:

👉 Twoja organizacja/instytucja musi mieć siedzibę w miejscowości do 20 000 mieszkańców;
👉 Projekt musi trwać 6 miesięcy (między 1 maja a 31 października 2025);
👉 Grupa musi liczyć minimum 12 osób w wieku 13-19 lat (najlepiej 12-20 osób);
👉 Wnioskować możesz maksymalnie o 12 000 zł;
👉 Na sprzęt możesz przeznaczyć maksymalnie 25% wnioskowanej kwoty (np. przy 10 000 zł to max. 2 500 zł);
👉 Na obsługę projektu możesz przeznaczyć maksymalnie 10% wnioskowanej kwoty.

Zacznij od rozmowy z młodzieżą

Największym błędem, jaki możesz popełnić na początku, jest zamknięcie się w czterech ścianach i samodzielne wymyślanie projektu. 

Zanim zaczniesz pisać wniosek, porozmawiaj z młodymi osobami z Twojej okolicy. Nie musisz od razu organizować wielkiego spotkania — wystarczy, że porozmawiasz z 2-3 młodymi osobami, które znasz lub które są blisko Twojej organizacji i mieszczą się w przedziale wiekowym 13-19 lat.

Zapytaj ich o zainteresowania, marzenia, o to czego im brakuje w miejscowości. Czasem usłyszysz „nic mnie nie interesuje” – nie zrażaj się tym! 

W małych miejscowościach młodzi często mają ograniczone możliwości poznawania nowych rzeczy i odkrywania pasji. Potraktuj to jako punkt wyjścia — może właśnie Twój projekt pomoże im odkryć coś, co ich zainteresuje?

Ta wstępna rozmowa jest kluczowa z kilku powodów. Po pierwsze, młodzi najlepiej wiedzą, co może zainteresować ich rówieśników. Po drugie, projekt oparty na ich pomysłach ma większe szanse powodzenia – będą bardziej zaangażowani, bo to „ich sprawa”. Po trzecie, komisja doceni, że już na etapie planowania włączyłeś młodzież.

O co naprawdę chodzi w Równać Szanse?

Program ma bardzo konkretną filozofię – chcemy, żeby młodzi ludzie byli prawdziwymi twórcami działań, a nie tylko ich odbiorcami. 

Co to oznacza w praktyce? Weźmy prosty przykład – grupa chce stworzyć miejsce spotkań dla młodzieży. W tradycyjnym podejściu wszystko zorganizowaliby dorośli – znaleźli pomieszczenie, zaplanowali remont, kupili wyposażenie. 

W Równać Szanse wygląda to inaczej – to młodzi ludzie są tu głównymi “działaczami”. To oni wymyślają, jak ma wyglądać przestrzeń, planują prace, dzielą się zadaniami, uczą się zarządzać budżetem. 

Oczywiście nie zostawiamy ich samych – jako dorośli jesteśmy obok, wspieramy, doradzamy, czuwamy nad bezpieczeństwem. 

Dlaczego to takie ważne? Bo dzięki temu młodzi uczą się rzeczy, których nie nauczą się w szkole – planowania, współpracy, podejmowania decyzji, brania odpowiedzialności. Budują pewność siebie i przekonanie, że mogą mieć realny wpływ na swoje otoczenie.

Cele programu – czyli co chcemy rozwijać?

Program skupia się na rozwijaniu konkretnych umiejętności, które przydadzą się młodym w dorosłym życiu. Ważne, żeby dobrze zrozumieć te cele, bo Twój projekt musi realizować przynajmniej jeden z nich:

👉 Lepsze poznanie siebie i wiara we własne możliwości 

To jak z nauką jazdy na rowerze – najpierw się boisz, ale gdy już się nauczysz, czujesz że świat stoi przed tobą otworem. W praktyce chodzi o to, by młodzi:

✅ Odkryli swoje mocne strony
✅ Nabrali odwagi do publicznych wystąpień
✅ Przekonali się, że potrafią realizować własne pomysły
✅ Nauczyli się radzić sobie z porażkami

👉 Nauka samodzielności i odpowiedzialności 

To trochę jak prowadzenie własnej małej firmy – trzeba planować, podejmować decyzje, radzić sobie z problemami. Młodzi uczą się:

✅ Zarządzać budżetem
✅ Planować działania krok po kroku
✅ Podejmować decyzje i brać za nie odpowiedzialność
✅ Doprowadzać sprawy do końca

👉 Poznawanie i angażowanie się w życie swojej miejscowości 

Często młodzi nie wiedzą, co ciekawego dzieje się w ich okolicy. Dzięki projektowi:

✅ Odkrywają lokalne organizacje i instytucje
✅ Poznają ciekawych ludzi
✅ Znajdują inspirujące miejsca i historie
✅ Realizują własne pomysły dla mieszkańców

👉 Nauka współpracy i budowania relacji 

W życiu trzeba umieć dogadywać się z różnymi ludźmi – i to właśnie ćwiczymy. Młodzi uczą się:

✅ Pracować w zespole
✅ Rozwiązywać konflikty
✅ Komunikować się z dorosłymi
✅ Organizować wydarzenia dla społeczności

Jak opisać działania, żeby przekonać komisję?

Pokaż prawdziwą podmiotowość młodzieży

Nie wystarczy napisać „młodzież będzie zaangażowana”. Opisz konkretnie:

👉 Jak młodzi będą podejmować decyzje?
👉 Jakie będą mieli role i zadania?
👉 Jak będą się uczyć nowych umiejętności?

Przykład dobrego opisu: „Młodzież sama wybierze temat spektaklu, napisze scenariusz, przygotuje scenografię i kostiumy, zajmie się promocją. W zespole będą: reżyser, scenarzyści, scenografowie, specjaliści od social mediów. Decyzje będą podejmowane wspólnie na cotygodniowych spotkaniach.„

Zaplanuj rozwój grupy

Pokaż, jak przez 6 miesięcy będziecie:

👉 Budować zespół i ustalać zasady współpracy
👉 Stopniowo zwiększać samodzielność młodych
👉 Wychodzić do społeczności lokalnej
👉 Dokumentować sukcesy i uczyć się na błędach
👉 Świętować osiągnięcia

Pomyśl o różnorodności zadań

Młodzi mają różne talenty i zainteresowania. W projekcie Równać Szanse ważne jest, żeby każdy mógł znaleźć coś dla siebie, ale też spróbować czegoś nowego. Na początku możesz zaproponować różne zespoły zadaniowe:

👉 Dla kreatywnych: projektowanie, wymyślanie
👉 Dla organizatorów: planowanie, koordynacja
👉 Dla technicznych: sprawy praktyczne
👉 Dla społeczników: kontakty z ludźmi
👉 Dla dokumentalistów: zdjęcia, media społecznościowe

💡 Ważna wskazówka: Te zespoły nie powinny być stałe! Zachęcaj młodzież do próbowania różnych ról w trakcie projektu. Ktoś, kto zaczynał jako nieśmiały dokumentalista robiący zdjęcia, może odkryć w sobie talent do organizacji i kontaktów z ludźmi. Młody człowiek, który na początku chciał tylko „robić coś technicznego”, może okazać się świetnym liderem zespołu. Rotacja w zespołach zadaniowych to świetna okazja do odkrywania nowych umiejętności i przełamywania własnych ograniczeń.

Jak zaplanować budżet?

Planowanie budżetu może wydawać się trudne, szczególnie jeśli robisz to pierwszy raz. Pamiętaj, że na etapie pisania wniosku nie musisz znać wszystkich szczegółów – budżet można później modyfikować w trakcie realizacji projektu.

Wiemy już, że 25% kwoty, o którą się ubiegasz, możesz przeznaczyć na sprzęt i remonty, a 10% na obsługę projektu (np. konto bankowe, telefon, ubezpieczenie). Co z resztą? Pozostałe 65% to środki na wszystkie działania młodzieży – od materiałów po wyjazdy i świętowanie sukcesów. Nie martw się też, jeśli na początku nie znasz dokładnej liczby uczestników – możesz zaplanować budżet elastycznie.

Przyjrzyjmy się, jak możesz zaplanować wydatki:

Na co można przeznaczyć pozostałe 65% dotacji:

👉 Honoraria (np. dla ekspertów, księgowej)
👉 Materiały do działań
👉 Transport dla młodzieży
👉 Bilety wstępu
👉 Catering na spotkania
👉 Promocję działań
👉 Dokumentację
👉 Świętowanie sukcesów

Praktyczne wskazówki:

👉 Możesz określić liczebność grupy w widełkach (np. 12-18 osób);
👉 Zaplanuj budżet na średnią liczbę uczestników;
👉 W trakcie projektu możesz przesuwać środki między pozycjami (po uzgodnieniu);
👉 Nie musisz mieć wkładu własnego, ale jeśli jest – może być rzeczowy lub osobowy.

Kwestie formalne – na co zwrócić uwagę?

Nawet najlepszy pomysł na projekt może przepaść, jeśli nie dopilnujemy kwestii formalnych. Z naszego doświadczenia wynika, że to właśnie na tym etapie często pojawiają się błędy, które mogą przekreślić szanse na dotację. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie listę najważniejszych spraw do sprawdzenia przed złożeniem wniosku.

Przyjrzyj się dokładnie trzem kluczowym obszarom:

Harmonogram (6 miesięcy między 1 maja a 31 października 2025)

👉 Nie wpisuj rekrutacji i ewaluacji do harmonogramu działań;
👉 Zaplanuj regularne spotkania całej grupy (minimum 2 razy w miesiącu);
👉 Uwzględnij czas na nieprzewidziane sytuacje;
👉 Pamiętaj o czasie na świętowanie sukcesów.

Budżet (maximum 12 000 zł)

👉 Max 25% na sprzęt (np. aparaty, komputery, meble);
👉 Max 10% na obsługę projektu (telefon, ubezpieczenie, konto bankowe);
👉 Zaplanuj środki na wyżywienie (młodzież w tym wieku często jest głodna);
👉 Pamiętaj o kosztach transportu dla młodzieży;
👉 Zaplanuj środki na promocję i dokumentację;
👉 Uwzględnij koszty świętowania.

Grupa

👉 Minimum 12 osób w wieku 13-19 lat;
👉 Najlepiej zróżnicowana wiekowo;
👉 Może być z różnych miejscowości (uwzględnij transport);

Warto zrobić sobie z tego prostą checklistę i sprawdzić każdy punkt przed wysłaniem wniosku. Pamiętaj — jeśli masz wątpliwości co do którejkolwiek z tych kwestii, zawsze możesz skonsultować się z zespołem programu. Wolimy odpowiedzieć na 10 pytań więcej, niż odrzucić wniosek z powodów formalnych!

Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Po 25 latach doświadczeń wiemy, jakie pułapki czyhają na piszących wnioski i jakie błędy najczęściej eliminują projekty. Oto najważniejsze z nich:

❌ Za dużo warsztatów i szkoleń

Warsztaty są dobre na początku projektu, żeby dać młodym podstawowe umiejętności. Ale nie mogą dominować nad własnymi działaniami młodzieży. Lepiej uczyć się przez praktykę niż przez siedzenie na zajęciach.

❌ Za dużo działań na raz

Lepiej zrobić mniej, ale porządnie. Nie planuj 10 różnych aktywności – wybierz 2-3 większe działania, które dadzą młodym przestrzeń do rozwoju i nauki.

❌ Źle wyliczony budżet na sprzęt

Pamiętaj – limit 25% liczy się od kwoty, o którą wnioskujesz. Jeśli prosisz o 9 600 zł, to na sprzęt, oprogramowanie i remonty możesz przeznaczyć maksymalnie 2 400 zł. Do tego limitu wliczają się np. komputery, aparaty, sprzęt elektroniczny, narzędzia do remontów, meble, koszty remontów czy oprogramowanie zakupione na stałe.

❌ Rekrutacja i ewaluacja wliczone do harmonogramu

To częsty błąd! Rekrutacja uczestników i ewaluacja nie mogą być wliczone do 6-miesięcznego okresu realizacji projektu. To ważne elementy, ale nie są to działania podejmowane przez młodzież.

❌ Zbyt mała grupa lub nieodpowiedni wiek

Minimum to 12 osób w wieku 13-19 lat. Nie mogą to być młodsze dzieci ani starsza młodzież. Wszyscy uczestnicy muszą być z miejscowości do 20 000 mieszkańców.

Jak wygląda ocena wniosków?

Komisja ocenia każdy wniosek według 5 kryteriów (skala 0-5 punktów):

Zgodność z celami programu

👉 Czy jasno pokazano, jakie kompetencje będą rozwijane?
👉 Czy grupa jest odpowiednio zróżnicowana?
👉 Czy cele są realistyczne i odpowiadają na potrzeby?

Samodzielność młodzieży

👉 Czy młodzi naprawdę będą decydować?
👉 Czy działania są dostosowane do ich wieku?
👉 Czy będą mieli przestrzeń do wykazania się?

Efektywność projektu

👉 Czy działania realnie doprowadzą do zakładanych efektów?
👉 Czy nie ma za dużo warsztatów/szkoleń?
👉 Czy projekt jest dobrze zaplanowany?

Logika projektu

👉 Czy temat jest atrakcyjny dla młodzieży?
👉 Czy działania tworzą spójną całość?
👉 Czy harmonogram jest realistyczny?

Budżet

👉 Czy koszty są uzasadnione?
👉 Czy kalkulacja jest przejrzysta?
👉 Czy wydatki odpowiadają działaniom?

Jak komisja ocenia wnioski? Posłuchaj eksperta!

Zapraszamy do obejrzenia nagrania webinaru, podczas którego Łukasz Szczepańczyk, były członek komisji oceniającej wnioski w Programie Równać Szanse, dzieli się swoim doświadczeniem i wiedzą.

W webinarze znajdziesz praktyczne wskazówki od osoby, która przeczytała setki wniosków i dokładnie wie, co wyróżnia te najlepsze.

Terminy i wsparcie

Wnioski można składać do 20 lutego 2025 do godz. 12:00 przez Panel Wnioskodawcy na www.rownacszanse.pl.

Nie zostajesz sam! Program oferuje wsparcie na etapie pisania wniosku:

☎️ Konsultacje telefoniczne: 609 458 344
📧 Email: kuba@rownacszanse.pl 

Pamiętaj – lepiej zapytać dwa razy, niż raz źle napisać wniosek. Zespół programu jest po to, żeby Ci pomóc!

Ostatnie wskazówki

👉 Zacznij od młodzieży, nie od wniosku
👉 Skup się na rozwoju umiejętności, nie na „produktach”
👉 Daj młodym prawdziwe pole do działania
👉 Zaplanuj realistycznie – lepiej mniej, a dobrze
👉 Korzystaj ze wsparcia programu – nie bój się pytać!